Hoe communiceer je met je team — van 2 eigenaren van kleine bedrijven die het proces hebben genageld

Communicatie is de sleutel tot elke relatie, vooral als het gaat om uw kleine bedrijfsteam. En voor Morgan en Andy Sommer, eigenaren van de in Houston gevestigde winkel Forth en Nomad, is dit de hoeksteen van hun succes.

Het ondernemerspaar op de harde manier geleerd dat onsamenhangende communicatie kan leiden tot een ontevreden team en zelfs beëindigingen. Als gevolg hiervan hebben ze een solide systeem opgezet waarmee ze iedereen op de hoogte en synchroon kunnen houden – zonder zelf naar de winkel te hoeven gaan.

Hier delen ze hoe jij het ook kunt doen.

Open een pad voor anonieme feedback

Het was een ongelukkige ervaring die Andy en Morgan ertoe aanzette om de communicatielijnen uit te breiden en een manier te bieden voor teamleden om hun gevoelens anoniem te uiten – maar een met een gelukkig resultaat

“We hadden een geval waarin we de verkeerde manager hadden die de grenzen tussen het management en de medewerkers niet kende”, zegt Andy. “Toen we erover hoorden, was het al zo erg. Niemand wilde met hen samenwerken, maar niemand wilde iets zeggen omdat er geen duidelijk kanaal was voor iemand om een ​​klacht of suggestie in te dienen. Dus hebben we dat feedbackproces herzien, zodat mensen anonieme feedback en maandelijkse beoordelingen over hun manager kunnen geven om die dingen eerder te identificeren.”

Creëer een duidelijke rapportagestructuur

Het organiseren van een efficiënte rapportagestructuur heeft het Forth & Nomad-team geholpen om de verwachtingen duidelijk te houden, zegt Morgan.

“We hebben een vrij specifiek werkschema waar iedereen heel bekend mee is. Andy is specifiek over onze coffeeshop- en backoffice-teams, en ik ben specifiek over ons retailgedeelte. En dus sluizen we dat naar beneden. We werken rechtstreeks met de hoofdmanagers over die afdelingen en dan druppelt alles van de managers naar beneden. Werknemers praten niet rechtstreeks met ons over zaken die zakelijk zijn. Die gaan rechtstreeks naar de manager, die komt dan naar ons.”

Een communicatiepad met meer dan één aanspreekpunt zorgt ervoor dat zaken soepel blijven lopen, zelfs in tijden van nood, zegt Andy.

“Dus je hebt je onderste medewerkers die met hun hoofdmanager praten, maar onder de hoofdmanager heb je nog steeds een assistent-manager en een teamleider waarmee ze kunnen praten als de manager er niet is. En dat dekt ons ook echt. Zo was onze manager afgelopen week op pad met COVID. Het ging allemaal naar de andere twee en het werkte super soepel.”

Dwing de processen af ​​die je hebt ingevoerd

Om een ​​systeem te laten werken, is het belangrijk dat iedereen het volgt.

“We herinneren teamleden consequent aan het pad van communicatie”, zegt Morgan. “Als mensen verschillende niveaus overslaan, herinneren we ze er vriendelijk aan:” Dat is een goede vraag voor je manager.”

Het stellen van duidelijke verwachtingen voor teamvergaderingen en prestaties is ook van cruciaal belang, voegt Andy toe.

“Voor elke afdeling en functie hebben we zes KPI’s (Key Performance Indicators) geïdentificeerd. In gesprekken met managers praten we daarover en wat hen beïnvloedt. Niemand zit graag in vergaderingen die echt niets opleveren. We willen absoluut geen tijd verspillen, dus we geven duidelijke richtlijnen van wat er besproken en vastgelegd gaat worden.”

Laat managers communiceren op hun eigen voorwaarden

U heeft uw managers aangenomen omdat u erop vertrouwt dat ze uw team leiden. En hen de vrijheid geven om informatie op hun eigen manier door te geven, verbetert niet alleen de communicatie, maar versterkt ook uw vertrouwen in hun unieke capaciteiten.

“We vertellen elke manager om hun team te runnen op de manier die zij het beste vinden. Zolang ze informatie doorgeven aan hun team, kunnen ze het doen zoals ze willen, met hun eigen stijl’, zegt Morgan.

Het is een aanpak die zowel de cultuur verbetert als hun managers meer mogelijkheden geeft, zegt Andy.

“We ontdekten dat onze managers het niet leuk vonden om tegelijkertijd met hun team iets te ontdekken. Ik denk dat het hen op deze manier een gevoel van eigenaarschap geeft. Ze hebben ook allemaal hun eigen communicatiestijl, wat een hele toffe, unieke werksituatie maakt. Dus ik heb het gevoel dat het ook gewoon helpt om het moreel en dat gemeenschapsgevoel op te bouwen wanneer ze het op hun eigen manier uitleggen aan hun eigen teams.”

Wil je het communicatiespel van je team verbeteren? Bekijk hoe Homebase u kan helpen een beter team te runnen met een alles-in-één-app voor berichten, waarschuwingen, feedback over ploegendiensten en meer.