Hoe blijf je koel als je ter plaatse bent?

“De beste verdediging is een goede aanval” is een adagium dat wordt gebruikt in schaken, sport en militaire gevechten. Geldt ook in het bedrijfsleven. Er zijn tal van ‘high-stakes’-momenten waarop mensen je overrompelen en je defensief laten voelen, of het nu gaat om hun woordkeuze of gedrag. Een lastige klant onderbreekt je pitch met een stortvloed aan onredelijke vragen, een bestuurslid ondervraagt ​​je investeringszaak aan de ntweede graad, of de baas wijst je werk aan een belangrijke opdracht uit de hand.

Je weet dat je kalm en onpartijdig moet reageren. Het uiten van sterke emoties helpt zelden om de uitdaging aan te gaan. Het laat ook een slechte indruk achter.

Niettemin, uw bedrieger syndroom begint, waardoor je je kwetsbaar, gevoelig en minder zelfverzekerd voelt in je capaciteiten. Dit wordt nog vergroot als je je al op scherp voelt door uitputting, angst en stress. Velen van ons zijnof het nu gaat om het trauma van de pandemie, gevoelens van werkonzekerheidof recente nieuwsgebeurtenissen.

Wat is er nodig om je kalmte te bewaren, zodat je helder kunt denken, jezelf met overtuiging kunt uiten en er sterk uit kunt komen? Met andere woorden, hoe ziet een “goede overtreding” eruit? De volgende vier strategieën helpen je proactief en overtuigend te zijn in het heetst van de strijd.

Focus je geest na de eerste schok

Een sterke of verrassende uitspraak van een cliënt of collega kan een golf van de stresshormonen adrenaline en cortisol in de hersenen veroorzaken amygdala activeert een vecht-of-vluchtreactie. Ik heb mensen rood in hun gezicht zien worden, verbijsterd en betraand zien worden.

Hoewel het moeilijk is om deze onmiddellijke, biologische reactie te stoppen, kun je het herkennen voor wat het is en de tijd nemen om jezelf te centreren, in plaats van jezelf emotioneler te laten worden.

Prikkel je nieuwsgierigheid naar wat? zij zijn nadenken over, gericht op de inhoud van hun punten. Dit kan je helpen je aandacht op hen te richten in plaats van op jezelf. Probeer te zeggen: “Bedankt voor het delen van uw perspectief. Het is anders dan hoe ik over het onderwerp dacht. Kun je me meer vertellen over je denken?”

Rebecca,* een van mijn cliënten, begon haar sessies met het directiecomité met een eenvoudige mantra: “Wat ik voorstel, zal beter worden als ik het inzicht, de ervaring en de ideeën van mijn collega’s erin heb verwerkt.” Dat verlegde haar focus van haar eigen eerste reactie naar erachter komen wat zij dachten. Ze had ook minder waardering voor haar eigen suggesties, wat haar op haar beurt hielp om haar emoties te beheersen.

Maak voor je ontmoeting je huiswerk over de mensen met wie je omgaat. Denk na over hun waarschijnlijke vragen, problemen en uitdagingen. Doe hetzelfde voor jezelf. Zoek uit bij welke onderwerpen en personen je je het minst prettig voelt. Onderzoek vervolgens hoe je ze van tevoren kunt aanpakken (bijvoorbeeld door meer tijd te investeren in het voorbereiden van antwoorden of het geven van een briefing aan de mensen die je hebt geïdentificeerd) en hoe je daar op dat moment het beste op kunt reageren. Sommige leidinggevenden die ik ken, repeteren verschillende scenario’s in hun hoofd of hardop met een vertrouwde collega.

Gebruik dan de volgende technieken om je emoties te beheersen en perspectief te krijgen in het moment:

• Neem wat diep ademtzonder het te duidelijk te maken voor de andere persoon (personen).
• Pas uw houding zodat je rechtop zit, met je voeten op de grond. Beide helpen je om helderder te denken.
• Label de reactie in je hoofd: “Ik voel me” [annoyed/anxious/angry].” Dit helpt om enige afstand te creëren tussen jezelf en de reactie.
• Bedenk wanneer je andere moeilijke momenten goed hebt beheerd als een manier om je veerkracht en zelfvertrouwen op te bouwen (tegen jezelf zeggen: “Ik heb dit”). Door een dagboek bij te houden ‘Als ik op mijn best ben geweest op momenten met een hoge inzet’, houdt u deze herinneringen vers in uw geheugen.
• Activeer je “wijze pleitbezorger” – je eigen stem of de stem van iemand die je vertrouwt en respecteert – die je eraan herinnert waarom het belangrijk is om het hoofd koel te houden. Je zou tegen jezelf kunnen zeggen: “Ik geef veel om dit onderwerp. Het is belangrijk dat we een oplossing vinden. Ik laat mijn emoties niet de overhand krijgen.”

Maak geen aannames

Als je door iemand wordt ‘aangevallen’, ga je er vaak van uit dat ze je autoriteit uitdagen, je rol ondermijnen of je in het bijzijn van anderen in verlegenheid willen brengen. Jij overgeneraliseren, catastroferen en personaliseren tot iets groters dan het in werkelijkheid is. Je wordt al snel overweldigd. Je zou bijvoorbeeld kunnen denken: “Dit gaat niet goed… Ik krijg nu waarschijnlijk niet de verhoging/promotie waar ik naar op zoek was.”

Anna, een senior executive bij een wereldwijd technologiebedrijf waarmee ik werkte, was een snelle denker. Toen ze werd uitgedaagd, gingen haar hersenen overuren, omdat ze een hele reeks aannames deed over wat de persoon van haar dacht. Dit verminderde haar vermogen om de vragen volledig te beantwoorden, omdat ze overweldigd en leeggelopen raakte. Toen we over deze situaties nadachten, nodigde ik haar uit om na te denken over de basis van elke veronderstelling die ze maakte. Ze realiseerde zich al snel dat het haar bedriegersyndroom was die sprak in plaats van iets dat de andere persoon zei of overbracht.

Er kunnen veel redenen zijn waarom iemand argumentatief, kritisch of ongeduldig is. Ze kunnen een slechte dag hebben, of misschien is dat gewoon hun stijl. Of ze willen de kwaliteit van je denken, argumenten en bewijzen testen omdat ze het onderwerp belangrijk vinden.

Doe je best om af te wachten met het maken van aannames. Na de bijeenkomst is er voldoende tijd om na te denken over wat hen ertoe heeft gebracht op deze manier in te grijpen en om te beoordelen of het persoonlijk is. Richt je aandacht voorlopig op het luisteren naar hun perspectief. Stel scherpe vragen en moedig hen aan om constructieve suggesties te doen: “Welke veranderingen kunnen we aanbrengen om uw zorgen weg te nemen?” of “Waar zou je beginnen?”

Concentreer u op het onderwerp dat aan de orde is in plaats van verwikkeld te raken in het analyseren van hun lichaamstaal of woorden. Gebruik een gestructureerde aanpak om de kracht van hun perspectief te begrijpen:

• Wat vertellen ze me over het onderwerp of standpunt? Wat zeggen ze echt?
• Wat is de basis voor hun positie? Wat is de evenwicht tussen feiten, hun versie van de feiten, veronderstellingen of overtuigingen?
• Hoe overtuigend is hun punt en in hoeverre daagt het mijn voorstel uit?

Start een dialoog

U kunt ook in de verleiding komen om uw standpunt te rechtvaardigen en uw standpunt te verdedigen. Maar dit vermindert je gestalte. Je legt je neer bij het verliezen van het argument, door steeds minder te zeggen. Ik heb mensen er fysiek kleiner uit zien zien als ze hun schouders optrekken en hun hoofd laten zakken.

Of misschien wordt u agressief en gaat u in de aanval. Je daagt hun logica, geloofwaardigheid of persoonlijkheid uit. Je laat het een persoonlijke zaak worden terwijl je denkt: “Hoe durven ze mijn expertise uit te dagen voor mijn collega’s?”

Beschouw deze moeilijke situatie als een test. U wilt laten zien dat u in staat bent om te reageren en vol vertrouwen te reageren alsof het een onderhandeling is. Concreet houdt dit in:

• Het identificeren van raakvlakken met de andere perso(o)n(en). “Heb ik gelijk als ik zeg dat we het eens zijn over? […]?”
• Noem de verschilpunten zodat u uw aandacht kunt richten op wat u in de weg staat. “Op basis van onze discussie denk ik dat we verschillende meningen hebben over […]”
• Verken opties of scenario’s en herkader het probleem vanuit verschillende perspectieven. “Stel je voor dat we dit zouden proberen…” of “Hoe zou een klant of belegger tegen hetzelfde probleem aankijken?”

Mike, een doorgewinterde executive met wie ik werkte, bereidde zich ijverig voor op deze momenten met hoge inzetten. Hij presenteerde met overtuiging, vertrouwen en welsprekendheid. Het was bijna een optreden. Daarin lag het probleem. Als hij werd uitgedaagd, voelde hij zich ongemakkelijk en ongelukkig; het was alsof iemand de lucht uit zijn ballon had gehaald. Hij zag er beteuterd uit. Bij ons werk realiseerde hij zich dat het einde van zijn presentatie was niet het einde van zijn bijdrage – het was het begin van een dialoog die in alle opzichten tot een beter resultaat zou kunnen leiden.

Het is belangrijk om een ​​idee los te laten dat niet door de beugel kan. Wees niet sentimenteel over je eerdere werk; het is een verzonken kosten. In plaats daarvan, hoewel het misschien ongemakkelijk aanvoelt, beschouw de discussie als een kans om jezelf (en de kwestie) te ontwikkelen door je groeimindset toe te passen.

Sluit met vertrouwen

Je zou geneigd kunnen zijn om je excuses aan te bieden als je publiek je werk terugdringt, zelfs als ze denken dat de discussie productief is geweest. Je zou kunnen zeggen: “Ik heb hard gewerkt om met dit voorstel te komen en het spijt me dat je het niet leuk vindt” of “Het spijt me dat ik niet volledig kon reageren omdat ik niet verwachtte dat je deze punten” (wat geen goede bevestiging is van je behendigheid).

Uw collega of cliënt heeft u inmiddels de regie over het gesprek ontnomen. Ze sluiten de bijeenkomst af door samen te vatten wat ze hebben gehoord en een manier aan te bevelen.

Noem op wat er tijdens de vergadering is gebeurd, of het nu gaat om de stijl van interactie of de inhoud van de punten: “Ik zie dat u zich sterk voelt over deze kwestie” of “U kwam vanuit een ander perspectief.” Erken de inhoud van de gemaakte punten: “De vragen die u hebt gesteld en de punten die u hebt gemaakt, hebben de kwaliteit van ons voorstel versterkt en laten zien dat we meer werk te doen hebben.”

Als je het gevoel hebt dat je de discussie zo ver mogelijk hebt gevoerd, sluit hem dan af. Stel hen gerust dat u hun punten zult doornemen en dat u ze zult opvolgen. Bedank ze voor het gesprek en laat het met vertrouwen achter, of je nu persoonlijk of virtueel aan het werk bent – glimlach, houd je hoofd omhoog en bedank ze.

Het was misschien een veeleisend gesprek, maar je hebt nog steeds de controle over je denken en je emoties. Bevorder veerkracht door tegen jezelf te zeggen dat je vooruit gaat naar iets beters. Wanneer u aan iets complex en belangrijk werkt, kost het vaak tijd om een ​​oplossing te vinden die de steun heeft van uw collega’s en belanghebbenden. Het zakenleven is een “lang spel.” Concentreer u op het vinden van de volgende gelegenheid om de discussie vooruit te helpen.

. . .

Het werk zit vol moeilijke momenten. Het is moeilijk te voorspellen wanneer ze zullen plaatsvinden en hoe ze zich zullen ontwikkelen, maar je kunt je erop voorbereiden. Dit raamwerk in vier stappen geeft u de mogelijkheid om doordacht en zelfverzekerd te reageren.

* Namen veranderd om de vertrouwelijkheid te bewaren.